Eschborn
Assistenz (m/w/d) mit Sachbearbeitungsaufgaben
Für den Bereich Asset & Property Management in unserem Regionalbüro Mitte in Eschborn (bei Frankfurt/M.) suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Diese Assistenzposition bietet die Möglichkeit, tiefe Einblicke in die Prozesse & Abläufe eines Immobilieneigentümers zu bekommen. Statt „nur dabei“ gilt bei uns „mittendrin“ und nah an der Immobilie!
Ihre Aufgaben
- Eigenständiges Führen des Abteilungssekretariats
- Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft
- Besucher- und Gästeempfang inklusive Besprechungsräume buchen
- Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
- Terminkoordination und -überwachung sowie Wiedervorlage führen
- Vor- und Nachbereitung von Team- und Projekt-Meetings
- Eigenständiges Erstellen von Geschäftskorrespondenz
- Büro- und Ablageorganisation (elektronisch und physisch) sowie Archivverwaltung
- Organisation von Team- und Mieter-Events
- Dienstreiseplanung inklusive Reisekostenabrechnung
- Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung innerhalb des Assistenzteams
- Unterstützung bei der Erstellung von Miet- und Werkverträgen, Nebenkostenabrechnungen sowie bei Rechts- und Versicherungsfällen
- Pflege und Management von Datenbanken
- Organisation von Mieterterminen / Übergaben / Rücknahmen / Besichtigungen
- Unterstützung im Berichtswesen und Reporting sowie bei der Businessplanung
- Debitorenanlage und -verwaltung sowie Unterstützung des Auftragswesens
- Bürgschafts- und Schlüsselverwaltung
- Unterstützung bei der Immobilienvermarktung
Was Sie mitbringen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische / immobilienspezifische oder vergleichsweise Ausbildung
- Sie haben mindestens 5 Jahre Berufserfahrung vorzugsweise in einem Immobilienunternehmen
- Sie bringen Erfahrung im Backoffice- und/oder Assistenzbereich mit
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und insbesondere in SAP (Auswertung / Stammdaten / Pflegen Mieterakte)
Was wir Ihnen bieten
Bei uns arbeiten Sie in einem sicheren Anstellungsverhältnis – mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
Ihre Einarbeitung erfolgt individuell und auf Basis eines strukturierten Onboarding-Prozesses
Wir geben Ihnen viel Raum, um eigenverantwortlich zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen
Unsere Unternehmenskultur ist geprägt durch eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und den gegenseitigen Austausch auf Augenhöhe
Wir feiern gemeinsam unsere Erfolge – auf bundesweiten und regionalen Team- sowie Firmenevents
Mit unserer Regelung zur mobilen Arbeit bieten wir Flexibilität
Wir legen Wert auf persönliche Entwicklung und fördern die Teilnahme an individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten
Neben 30 Tagen Urlaub pro Jahr gewähren wir auch bezahlte Sonderurlaubstage
Ihre Mobilität unterstützen wir mit Jobtickets für den öffentlichen Nahverkehr oder einem persönlichen Pkw-Stellplatz
Wir geben Ihnen die Möglichkeit, ein Fahrrad oder E-Bike über das JobRad-Leasing zu nutzen – für eine umweltbewusste und gesunde Fortbewegung
Mit unserem Partner EGYM Wellpass fördern wir Ihre Gesundheit: Im Rahmen des Firmenfitnessprogramms haben Sie Zugang zu 6.000 Sport- und Gesundheitseinrichtungen deutschlandweit
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